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如何评价一个组织的财务管理能力?

--评价财务管理能力的新思路

如何评价一个组织的财务管理能力,不管是对审计人员,还是对被审计组织来说,都是非常重要的。本文所指的组织包括企业、事业单位,以及政府的机构或部门。在此,笔者介绍英国的一种财务管理能力模型,可作为一种全新的评价工具,供审计人员和被审计组织在评价组织的财务管理能力时使用。

一、财务管理活动框架

在实际工作中,具体的财务管理方式因组织而异。因此,该模型的第一步就是正确定义财务管理的关键活动,以构成财务管理活动的框架。此框架分为三个部分:(1)财务信息,即需要组织去收集和保存、确保它的公正性和及时提供性、可用来支持业务正常运行的财务信息。(2)财务控制,即需要组织去适当关注或执行的财务事务。(3)财务分析,即需要组织使用系统的方法分析财务和经营信息,用以支持决策制订过程的能力。另外,该框架也包括一些对整个管理框架来说是不正规的控制或惯例,但对特定组织的财务管理却有关键性影响的控制或惯例。

由于财务管理是一个组织的财务管理者在传达组织程序时所做工作的一个重要组成部分。所以,财务管理应该扮演以下角色:(1)确认和管理财务风险;(2)能及时获取相关的、准确的和可靠的信息,以便决策时理解它潜在的财务含意;(3)提供有关财务和经营报告;(4)防止舞弊、过失、违反财务规章制度及公款丢失等行为的发生;(5)帮助组织管理好财务风险的同时,完成计量核算任务;(6)支持战略目标和经营决策的制订。

二、财务管理能力模型的具体内容

使用新的财务管理能力模型时,应体现四个原则:(1)财务管理是与组织整个有效管理框架的其它组成部门一起工作的,它应该用来支持组织完成它的目标及完成目标所费成本的计算;(2)管理当局应对财务管理能力的建立与保持负责;(3)并不是每一组织都要求同样的财务管理能力,某一组织的财务管理能力应当与组织的业务性质、复杂性及可能出现的风险相适应;(4)财务管理活动必须符合成本--效益原则。

根据逐步加强财务管理能力的需要建立模型图,将整个财务管理过程划分为五个渐近能力阶段,每一个能力阶段由一系列相关行为组成,某一行为又由许多目标构成,只有这些行为被全部掌握和执行时,才可以认为达到了该阶段的财务管理能力。此模型中每一阶段的能力标准,就是那些将要评估的决定一个组织是否要达到的能力水平。达到某一特定阶段的能力,组织必须符合每一阶段上的所有要求。即使我们认为一个组织可能或非常可能达到与某一阶段相联系的能力,也不能认定它达到这一能力,除非所有的标准都符合。该模型的五个能力阶段为:开始、控制、整合、管理、优化。模型图如下所示:

(-)开始(阶段1)。在这一阶段,一个组织的财务管理特征表现为:还没有制定它的关键政策、实务或控制框架。由于所需实务的减少,组织目标的完成,经常依靠特殊个人的独立作用,决定了他所取得的成绩具有不确定性。相应地,这个阶段具有不同于其它阶段的特点:一个组织或一种模式所希望维持的环境是不稳定的。

(二)控制(阶段2)。该阶段组织的重点在于:制定一个控制框架,提供一个稳定的环境,确保控制活动是重复的和持续的。控制框架包括财务、经营和管理控制。当这些基本内控如预想的那样运行时,他们将会降低风险,产生完整的、准确的财务和经营数据。

通过适当的会计和经营系统,组织能实施它的基本保管责任和完成它的出具报告义务;有公正的财务和经营数据支持计划的监督活动,确保有足够的款项来满足预等和现金流量的要求;满足法定报告和内部经营报告的要求。

在这个阶段,组织的财务部门的首要任务是确保财务系统有足够的控制,能提供准确的、完整的和及时的财务数据,且对非财务部门提供有效的指导。所以,经营管理者要扮演这样一个角色:达到基本财务管理能力。要做到这一点,需要考虑两个方面,一是在预期结果的基础上制定有现实意义的财务计划;二是估计与经营要求相联系时达到这个结果所花费的成本。

因此,这一阶段的能力标准具有以下特征:组织应当围绕财务系统管理控制;准备经营财务计划;监督或控制经营财务计划;准备预算报告;筹集款项;根据法定要求出具报告;保证活动如预期那样运行。

(三)整合(阶段3)。该阶段的重点在于财务的角色转换。财务的角色从传统的记分员转化为支持经营管理者,并与经营管理者一起的财务工作任务是发展一种既能提供数据又能提供成本-效益控制,以满足对经营管理者有用需求的财务结构,如产品成本信息。在这一阶段,经营管理者必须对他们的财务管理责任有一个深刻的认识,即该阶段的财务管理应是由组织所有成员共同分担的一种责任。

在此阶段能帮助组织的关键财务管理活动是:制订活动和行为的组织标准,在同类组织或单位之间进行评价和比较,且能在财务和非财务数据之间建立联系;连接和整合财务、经营。人力资源和信息系统等;对财务人员和非财务人员提供培训;在生产的不同阶段收集评价数据;协调各职能部门的活动,以支持经营的需要。而在此阶段组织应做的工作有:整合财务。经营系统和数据;分担和管理风险;提供关于成本、进度及传达的可靠执行报告;评价产品或服务质量。

(四)管理(阶段4)。该阶段的能力水平由组织管理财务行为的能力决定,这种能力能使组织根据拥有和使用的数量化信息去确定财务和经营因素之间的联系,从而影响既定目标的实现。获取这些信息的所需知识来自于评价和管理组织行为的方法,这些方法有:定义影响成本、质量和传达行为等因素之间的关系;详细评价组织执行情况;评价计划与实际结果之间的差异(如成本、进度和质量等),并利用这些数量化信息管理有关活动和产品;管理组织的信息资源,利用所需要获取的信息制订正式决策。

在此阶段,能帮助组织的关键财务管理活动有:确定投入与产出质量之间的关系和运用数量化方法表达组织行为的平均水平;运用数量化信息管理和控制经营过程;管理信息资源支持决策制定者;提供技术分析支持;监督与预期的决策和行为相反的结果;提供足够信息支持决策,以便预先理解潜在的财务含意。

(五)优化(阶段5)。该阶段组织的重点在于不断地改进。管理的作用集中体现在对历史经验的学习上,且对未来要改进提高的领域有一个明确的认识,这里涉及的活动有:利用技术更新和程序改进,找到使成本最小化、产出或收入最大化的方法;寻找最好的实务,向别的组织学习;放眼外界,确定改进的时机;针对其他同类组织评价组织执行情况并制定战略性的目标;利用技术创新和程序改进提高效率并巩固产出质量;发展可以影响组织行为的内外部参与性变化的预期信息,且为管理这些因素制订战略性的对策。在此阶段,帮助组织的财务管理活动有:制订战略性的改进目标;提供战略性的预期信息;分析和预防质量问题;通过程序改进和技术创新优化财务管理。

三、模型的运用

一般情况下,对该模型的运用可分以下三步进行:首先,制定组织所震要的财务管理能力;然后,评估它的适当能力水平;最后,为解决要求的财务管理能力与实际的财务管理能力之间的差异提供指导。

为了与管理者应对财务管理负责这一原则保持一致,对该模型的运用可进一步发展丰富,具体分为以下三大步:第一步,组织应分析如何制定财务管理要求,这些要求应与组织的中层管理者相联系,因为中层管理者对确定组织的目的和方向,以及评估组织的财务及非财务风险起着关键性的作用。分析的目的在于解决以下3个问题:(1)组织面临的哪些财务风险,哪一种必须被控制?(2)组织需要的哪些财务信息满足内控核算要求?(3)所需要的哪些财务信息支持它的经营政策?第二步,为组织制定一个完整的管理控制框架,其中包括决定组织所需要的且与财务部门的责任相称的财务管理能力。一旦已制定的财务管理要求在整个管理控制框架内,组织的管理将明确可能存在的剩余风险且评估这些风险的可接受性。当认为这些风险不能接受时,应重新考虑它的财务管理要求和能力。第三步,制定组织执行财务管理的框架。这一步涉及到监督活动和行为,这些活动须确保已制定的财务管理要求和财务管理能力处于平衡状态,适应组织的风险控制需要。关键在于:任何从监督中明确的差异必须得到解决。如根据组织的要求修正风险分析或财务管理框架等。

四、启示

虽然财务管理能力模型建立在西方市场经济的环境之下,但是,笔者认为,它对我国社会主义市场经济下的组织也有重要的借鉴作用。相对于传统评价方法而言,对我国审计人员和被审计组织有以下启示:

(-)对审计人员。(1)从重视机械性的收集证据,到重视运用综合判断能力对证据进行评价的转变。传统的审计方法偏重于对审计证据的机械性收集,而运用该模型的关键在于审计人员的判断能力,这样才能得出正确结论,降低审计风险。(2)重视自身的知识更新。现代的财务管理从单纯的数量化管理发展成为战略管理的一个财务支持系统。在此系统中,它需要提供更多的非财务信息,建立财务信息与非财务信息之间的联系。这些转变需建立在新的财务管理理念的基础上。作为评价这些活动的审计人员来说,不仅要看到表面现象,更要深入地揭示出这些现象的实质,才能达到审计目标。

(二)对被审计组织。(1)正确定位组织的财务管理要求。根据成本--效益原则,并不是所有企业都必须达到阶段5的标准,但应把它作为远期目标,只有定位适当,才能对自身的财务管理能力有适当的评价。(2)明确管理当局的财务管理责任。与传统观念不同的是,现代企业更强调财务管理责任的主体,不仅仅只是财务管理者,更重要的是经营管理者,即管理者的最高层次。在此基础上,应建立与之相适应的内部控制和评价办法。(3)重视财务风险与战略控制。企业的财务风险管理和战略管理决定了组织的生死前途,特别是在市场经济环境下的盈利性企业组织,务必要重视这两方面的内控及自我评价

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