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建立会计核算系统前需要做哪些准备?

随着知识时代的到来以及信息处理技术的发展,财会工作电算化已成为发展的必然。推行会计电算化,加强会计电算化管理,充分显示了计算机的时效性、优越性。加强会计电算化管理,可以提高会计信息的质量,加速会计信息传递,及时编制各种报表,保证会计数据的准确性。

企业在决定使用电子计算机来建立会计核算系统前,需要做以下准备:

(1)人员方面。建立计算机会计信息系统,首先要考虑人员的组织。会计电算化的组织成员,主要由本企业的计算机专业人员和会计人员共同组成。建立电算化会计信息系统,常采用几种方式:

第一,定点开发(包括本单位自行开发、委托其他单位开发和联合开发三种形式);

第二,选择通用商品会计软件;

第三,通用和定点开发相结合。

一般企业,以外购通用会计软件为主。应选择对计算机有兴趣的会计人员作为骨干,配备计算机专业人员。财务主管在这一过程中,主要职责是确认电算化信息的需求,监督会计软件和计算机硬件的选配是否满足会计业务要求,并确定会计人员在会计电算化工作中的岗位分工。

(2)硬件方面。硬件方面应考虑工作方式和硬件配制。

工作方式包括单机式、多机式和网络式。单机式是指每一时刻计算机只能接受一个人的指令,即只能供一个人使用,每次只能完成一项任务的工作方式。单机式主要配制一台主机、键盘、显示器等外部设备。多机式是指在一台主机上通过特定硬件,连接若干台终端设备,支持多个用户同时使用的多用户多任务的工作方式。网络式是按一定方式,通过通讯设备,将不同区域的不同计算机联结起来的一种工作方式。网络式最显着的特点是会计信息资料共享,即将一个计算机系统的信息通过网络联结提供给同一网络的不同计算机用户。

硬件配制主要是指主机,主机决定了机器的性能,即决定了机器的运行速度和处理能力。由于会计软件复杂,处理的信息量大,企业通常应选择PII以上机型,才能满足需要。购买计算机,应关注以下指标:

①内存。内存一般以KB、MB为单位。一般PC档次的机器,其内存大多为64MK。内存的大小决定存储数据的能力。存储容量越大,运算速度越快;运算速度越快,处理数据的范围也越大。

②硬盘。硬盘固定在主机箱上,以提供大容量的存储能力。PC机中每一扇区的容量一般为512个宇节。

③软盘驱动器。软盘驱动器是对软盘上存放的信息进行读写操作的机械装置。

④显示器。显示器是计算机的输出设备,用来显示程序的执行过程和结果。显示器分单显和彩显两大类,彩显又按其适配器不同分为CGA、EGA和VGA等不同类型,大部分会计软件是在VGA显示器上开发的,用户最好选择这样的显示器。

⑤打印机。打印机是计算机的输出设备之一。由于打印机的输出规格不同,在选择时要考虑是否能满足需要。

(3)软件方面。在选择通用会计软件时,应考虑本单位的行业核算特点和业务规模。由于各企业所处的行业不同(例如:工业与商业,运输业与旅游业),尽管会计核算的基本理论是一致的,但是各行业的会计核算对象和方法有较大的区别,即使同一行业的不同企业之间也会有许多差异,例如:流通企业中的批发与零售,施工企业中的工程施工与工程总承包。不同的企业,业务规模也有很大的区别,例如:大、中、小型企业,单一生产和兼营,一步骤生产和多步骤生产,产品流水和人员流水等。

通用会计软件的开发者,在产品的通用性方面做了大量的技术处理工作,即通过增加软件功能和允许用户自定义会计核算方法和核算项目,尽可能地满足大多数用户的要求。通用会计软件的通用性和适用性是一对矛盾。通用性强的软件,针对某一企业核算的适用性就可能差一些;反之,非常适合某一行业的软件在通用性上就可能差一些。因此,软件制造商就要考虑其开发成本了。制造商为了提高会计软件的通用性,通常采取自定义方式,自定义的内容少,简单易学,操作者很快就能熟悉操作过程,但适用性差;自定义的内容多,且较难理解和掌握,但通用性强,容易满足不同用户的需要。

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